May 5

Saya bicara dalam konteks sistem informasi rumah sakit. Namun, bisa juga dihubungkan dengan konteks lain yang mungkin juga berhubungan dengan apa yang akan saya bicarakan ini.

Jangan salah persepsi dengan title diatas. Sistem informasi yang akan sangat menguras tenaga adalah sistem informasi yang ‘tanggung’ atau ’setengah jadi’. Bukan hanya tenaga, mungkin pikiran juga akan banyak menyedot otak. Baik, sebenernya apa keuntungan menggunakan sistem informasi ?

  1. Data valid
  2. Data mudah disimpan dan diambil / akses mudah
  3. Mampu melakukan komputasi data dengan volume yang besar
  4. (yang terpenting) Mampu meringankan pekerjaan
  5. dan lain sebagainya

Point no. 4 tentu adalah suatu keuntungan yang sangat diharapkan. Namun bagaimana jika sistem informasi yang digunakan dalam sebuah rumah sakit hanya sistem informasi yang ‘tanggung’ atau bisa disebut ’setengah jadi’ ? Misal ilustrasi : sistem informasi tersebut menyediakan tempat untuk entry data (berbagai macam data), namun sistem informasi tersebut tidak dapat merekap data-data yang sudah dientrykan alias tidak dapat ditarik menjadi sebuah laporan apapun. Wah, bencana. Mengesalkan. Tidak mengasyikkan. Hoho

Sementara sistem informasi tidak dapat menghasilkan output (rekap/laporan), sering kali ada tuntutan untuk merekap data-data tersebut untuk keperluan Dinas Kesehatan ataupun internal rumah sakit, entah bagaimana caranya. Alhasil, langkah manual-lah yang akan ditempuh.

Langkah manual bisa diartikan merekap data-data untuk diolah menjadi laporan/rekapan yang dilakukan dengan cara non ataupun semi-otomatis. Tidak seperti sistem informasi yang begitu ‘klik’, laporan/rekapan sudah langsung jadi. Sebenarnya langkah manual bukan cara yang dirasa sangat kuno. Hanya saja langkah ini dirasa sangat memakan waktu dan (mungkin) validasi laporan tidak 100% benar. Disinilah letak boros tenaga dan pikirannya.

  1. Proses manual butuh waktu lama >> berarti akan menyita tenaga yang bisa digunakan untuk mengerjakan hal lain selain pekerjaan tersebut.
  2. Validasi laporan diragukan >> berarti akan menguras otak untuk selalu teliti dan tidak salah dalam merekap/membuat laporan. Bila ternyata tidak cocok, maka otak harus kembali diputar.
  3. Kebijakan yang harus dilakukan *)

*) Maksudnya, kebijakan untuk tetap menggunakan sistem informasi yang sudah diketahui tidak dapat merekap data dengan asumsi bahwa bila suatu saat sistem informasi yang ‘tanggung’ ini selesai, maka semua data dalam database bisa lengkap. (kebijakan ini tidak langsung bisa disalahkan, karena memang ada benarnya juga). Ya, berharap aja supaya sistem informasi tersebut bisa benar2 diselesaikan.

Contoh kasus : beberapa bulan yang lalu ada pertemuan rutin di Dinas Kesehatan Propinsi DIY, dan disana dipaparkan rumah sakit rumah sakit mana yang terlambat (atau bahkan tidak) mengumpulkan laporan surveilans rumah sakit. Ada salah satu rumah sakit swasta di Jogja yang cukup terkenal yang ditunjuk. Mereka beralasan bahwa sistem informasi rumah sakit mereka yang tidak perfect. Data-data yang diinput tidak dapat merekap menjadi sebuah laporan. Sangat disayangkan, padahal laporan surveilans merupakan laporan yang benar-benar dibutuhkan oleh Dinas Kesehatan. (note: sebenarnya saya tidak begitu setuju dengan alasan ini, karena bagaimanapun juga - dan entah bagaimana cara membuatnya, laporan surveilans harus tetap dilaporkan).

Lantas apakah tidak ada solusi ? Manajemen SDM pelaksana bisa menjadi solusi. Bila jobdisk diatur sedemikian rupa, dengan perbandingan beban kerja yang pas maka hal ini akan sedikit membantu memecahkan masalah.